Ciò che ho imparato in un anno di videochiamate

In questo tempo “sospeso”, molti hanno avuto la fortuna o, per meglio dire, la possibilità di studiare e lavorare da casa grazie all’apporto di chi ha mantenuto in piedi la rete della logistica e delle telecomunicazioni del nostro Paese. Strumenti che un tempo erano appannaggio di una minoranza- come le videochiamate – hanno pertanto caratterizzato così tanto contraddistinto ciò che abbiamo definito smart working, didattica a distanza, persino aperi-chat al punto che davvero la citazione dell’anno sarà l’affermazione “Hai il microfono spento!”, “You’re on mute”.

In questo scenario, il pensiero va ai tanti giovani che erano all’inizio del loro percorso professionale all’interno di un’azienda e che avrebbero avuto la possibilità di immergersi in un mondo nuovo grazie alla macchinetta del caffè e alle chiacchiere informali e che probabilmente si sono sentiti spaesati in una sequenza infinita di riunioni online che, riporta l’Harvard Business School, sono cresciute del 12,9% seppure diminuite in termini di tempo del 20,1%.

I viaggi di lavoro e le riunioni all’estero c’è da sperare che torneranno, ma condurre una riunione o una lezione online è una competenza che probabilmente rimarrà nella “nuova normalità” che ci apprestiamo a vivere e richiede sia dimestichezza con le piattaforme (Zoom, Meet, Teams per citare le più usate) sia sensibilità alla connessione con i partecipanti:

E’ buona norma, dunque, predisporre un “check-in” e un “check-out” – le “strette di mano digitali” – assicurandosi che tutti possano sentirsi accolti e trovino soddisfazione dell’incontro avuto: la minor predisposizione a intervenire e fare domande richiede infatti una maggiore attenzione al coinvolgimento di tutti;

E’ consigliato, se possibile, usare due monitor estendendo lo schermo permette di condividere documenti mantenendo il contatto visivo con tutti: richiedere che le persone attivino la webcam agevola chi parla e conferisce un senso di ascolto funzionale alla buona riuscita della riunione. Attenzione poi, ad esempio con Meet, a condividere i documenti con l’opzione “Una scheda di Chrome” così da permettere la riproduzione di audio.

Altro consiglio: meglio chiudere WhatsApp da desktop quando si parla. Chi presenta deve sempre avere sotto controllo la chat della piattaforma per domande a cui rispondere ed esperienze da valorizzare.

Alternare documenti e viso movimenta il confronto ed è necessario attendere qualche istante una volta che si è fatta una domanda per permettere la scrittura in chat o la riattivazione del microfono (CTRL+D su Meet);

Partecipare ad una riunione richiede utilizzare un microfono per escludere rumori di fondo, avere una fonte di luce anteriore per evitare l’effetto “Blair Witch Project”, posizionare la webcam così da mostrarsi al centro dello schermo, vestiti in maniera rispettosa degli altri (almeno sopra).

Se Zoom è la piattaforma più adeguate per creare lezioni (non fosse altro perchè consente di organizzare sotto-gruppi), Meet ha preso piede nelle scuole per la Lavagna Interattiva e l’integrazione con Google Classroom e con tutte le risorse dell’ecosistema Google (Gmail, Forms, Documenti, Fogli, …). Fra queste, è particolarmente apprezzato il collegamento con Calendar per una migliore integrazione con gli impegni di tutti. Utile, in Calendar, disattivare per i partecipanti la possibilità di vedere i dettagli degli altri;

Google Meet ha visto negli scorsi mesi arricchire le Estensioni per avere i sottotitoli in tempo reale (Meet Chat Transcribe), il registro presenze (Meet Attendance), l’alzata di mano (Nod) fino ad arrivare a sfondi ed effetti virtuali per le videochiamate con gli amici (Visual Effects).

Se è vero che nulla può sostituire l’esperienza di un incontro fisico, è però corretto attendersi una prosecuzione delle videochiamate soprattutto in quelle circostanze nelle quali l’elemento “emotivo” e relazionale della riunione non sia essenziale: a ciascuno spetterà pertanto il compito di dosare gli ingredienti, consapevoli che ciò che serve per attraversare i fiumi, è inutile per scalare le montagne.