Internet in pochi anni ha rivoluzionato il mercato economico con una serie di innovazioni che inesorabilmente hanno portato a sviluppare nuovi sistemi di interazione tra le aziende, velocizzandoli e rendendoli anche più economici.
Non solo ormai si acquista e si fa pubblicità online, ma si è portato a digitalizzare anche un elemento che da sempre le aziende e i liberi professionisti hanno utilizzato in forma cartacea: la Fattura. Ma cosa è cambiato nell’universo della fatturazione? Quali sono gli aspetti che bisogna tenere in considerazione per essere al passo con i tempi? In questo articolo andremo ad analizzare i singoli aspetti che possono essere vantaggiosi al fine di non perdersi nel nuovo mondo delle fatture.
Cosa sono e come si compongono le fatture
Ma che cos’è la fattura? Per certi aspetti la risposta potrebbe apparire abbastanza semplice, dato che è un qualcosa che per chi ha una ditta individuale o un’azienda viene effettuata mese per mese. Cerchiamo di puntualizzare però gli aspetti principali. La definizione di fattura è quella di un documento che viene emesso da una società che fornisce un bene o un servizio, che obbliga l’acquirente a dover versare l’importo corrispondente al fine di ricevere tale attività.
Può essere considerato per certi aspetti un contratto tra il fornitore e l’acquirente, fondamentale sia per quanto riguarda la registrazione dei beni, che come stabilito per legge, per tenere conto dei pagamenti dell’IVA e del fatturato complessivo dell’azienda.
La fattura cartacea contiene una serie di dati che la identificavano come tale: ragione sociale della società che la emette, la data e il numero di serie, il numero di conto corrente e quello di partita IVA, il numero dei beni in maniera dettagliata e il loro costo con l’indicazione dell’aliquota IVA e dell’importo al netto della stessa.
Cosa sono le fatture elettroniche: la digitalizzazione del documento
Dal 1°Gennaio 2019 è stata introdotta l’obbligatorietà delle fatture elettroniche, termine che come si comprende identifica la nuova versione del documento ma in maniera digitale. La legge stabilisce che per quanto riguarda l’emissione di fatture tra due aziende o soggetti che hanno la partita IVA, si dovrà sostituire quella cartacea con il nuovo sistema digitale. Ma in cosa consiste la fattura elettronica? In un certo senso, al di là del procedimento di digitalizzazione, il documento prevede molti tratti in comune con quello documentale. Ovviamente la compilazione della fattura avviene attraverso un software specifico che verrà installato sul computer dell’azienda nel quale saranno immessi i relativi dati del fornitore. Anche in questo caso si dovrà specificare il metodo di pagamento, la partita IVA e la tipologia di bene che è oggetto del contratto con l’importo dovuto sia con Iva che al netto. La differenza sostanziale è in due aspetti: la presenza del codice univoco e l’invio.
Infatti mentre una volta che veniva compilato una fattura per esempio con un documento Excel, questo doveva essere stampato e poi inviato per esempio per raccomandata al destinatario, oppure scannerizzato via email, grazie al software si atterrà la firma digitale e l’invio diretto. Inoltre al momento dell’installazione del sistema verrà attribuito un codice univoco necessario al fine di poter ricevere una fattura o consegnarne una.
La fatturazione online: come si effettua
I termini nuovi che si legano al concetto di fatturazione online sono quindi proprio il codice univoco e Sistema di Interscambio o anche spesso evidenziato con l’acronimo SDI. Ma cosa si intende con queste parole? Un esempio potrebbe essere utile. Si può immaginare che il codice univoco sia una sorta di indirizzo di un soggetto a cui spedire la fattura, solo che in questo caso il procedimento non viene effettuato a mano ma per mezzo del Web. Quando quindi viene installato il software ogni proprietario di partita IVA avrà a disposizione un codice il quale deve essere comunicato per ricevere una fattura.
Infatti attraverso questo dato il Sistema di digitalizzazione delle fatture gestito dall’Agenzia dell’Entrate e che prende il nome di SDI, può identificare chi sia il destinatario di una fattura e procedere alla consegna della stessa. I vantaggi della fatturazione elettronica sono enormi, infatti non solo si ha la certezza che una fattura sia consegnata in maniera istantanea, ma inoltre l’emissione viene registrata all’interno del software e potrà essere consultata in qualunque momento. Si evitano in questa maniera mancanze tra acquirente e fornitore con una maggiore chiarezza dal punto di vista commerciale oltre che da quello contabile.
L’importanza di utilizzare la tecnologia per la fatturazione elettronica
L’introduzione della fatturazione elettronica all’interno di software CRM (Customer Relationship Management) contribuisce ad ottimizzare la crescita di un’azienda rendendola sempre più competitiva all’interno del mercato. Il fine di un software CRM è quello di migliorare la relazione dei clienti e questo si compie anche attraverso una precisione nella fatturazione elettronica. Ma quali sono i vantaggi?
Di seguito ne elenchiamo alcuni:
Riduce i costi: l’invio delle fatture è un costo aggiuntivo che non può essere caricato sul singolo cliente, non solo dal punto di vista di spesa cartacea e d’inchiostro, ma anche per quanto riguarda il tempo impiegato: calcolo degli importi, compilazione del documento, stampa e poi consegna dello stesso.
Questi sono fattori che implicano del tempo che deve essere impiegato dai dipendenti. Grazie al CRM tutto questo avverrà in maniera telematica;
Controllo dei costi di un progetto: grazie alla presenza nel sistema di tutti i dati sia dei clienti che delle fatture, sarà possibile verificare l’andamento di un progetto, controllando i flussi di cassa;
Verifica delle attività dei singoli reparti: man mano che vengono emesse fatture di singoli settori un Project Manager può verificare il lavoro dei singoli soggetti e controllare quindi le attività di gestione del poggetto per ogni settore, con andamenti e grafici;
Riduzione degli errori: la generazione delle fatture in modo automatico evita la presenza di errori che possono portare non solo ritardi nella possibilità di incassare la fattura, ma anche contestazioni da parte dei clienti;
Precisione nelle tempistiche: sarà possibile l’emissione di fatture prestabilite programmando una data precisa. In questo modo il cliente potrà ricevere il documento sempre nello stesso periodo, ottimizzando i tempi di invio e di incasso;
Automatizzazione dei sistemi: grazie al software le attività di routine come l’emissione delle fatture non sottrarranno tempo ai singoli impiegati, con una gestione migliore delle risorse umane;
Miglioramento della soddisfazione del cliente: la precisione, la puntualità e la chiarezza che si ottiene grazie alla fatturazione elettronica presenti nei software CRM, permette di aumentare la soddisfazione del cliente.
Osservazioni conclusive
Per un’azienda che vuole essere al passo con i tempi, la fatturazione elettronica non solo è obbligatoria per legge, ma prevede una serie di vantaggi dal punto di vista organizzativo e gestionale. Impiegare un software CRM diventa quindi importantissimo non solo per migliorare l’elaborazione dei dati di ogni singolo cliente ma nel poter elaborare anche la documentazione necessaria ai singoli acquisti. Ricevere una fattura precisa e in maniera automatica può essere un altro fattore determinante per migliorare la qualità del servizio di un’azienda e la soddisfazione del cliente.
